Tek seferlik alımlarda ve düzenli ofis tedarikinde aynı liste yapısını kullanabilirsiniz. Aşağıdaki adımları izleyerek ürünlerinizi tanımlayabilir, miktarları ortak birimlerle belirtebilir ve teklif kapsamını kontrol edebilirsiniz. Listenizi hazırlamak için kurumsal ihtiyaç listesi Excel şablonunu indirebilirsiniz.
Ürün bilgilerini standartlaştırın
Listenizi kâğıt, yazıcı sarf malzemeleri, yazım gereçleri, dosyalama ve masaüstü ürünleri olarak gruplayın. Aynı ürünü isteyen departmanların miktarlarını birleştirirken hangi birime teslim edileceğini de not edin. Böylece satın alma listesi ile dağıtım listesi birlikte kullanılabilir.
Her ürün için ayrı bir satır kullanın. Renk, ölçü veya model değiştiğinde ayrı kayıt oluşturun. Örneğin mavi ve siyah kalemlerin adetlerini ayrı belirtmek, tekliften teslimata kadar aynı liste üzerinden kontrol yapılmasını sağlar.
| Ürün grubu | Gerekli ürün bilgileri | Örnek liste satırı |
|---|---|---|
| Fotokopi kâğıdı | Boyut, gramaj, paket içeriği, miktar | A4, 80 g/m², 500 yapraklık 10 paket |
| Kalem | Tür, uç kalınlığı, renk, adet | Mavi tükenmez kalem, 1 mm, 24 adet |
| Klasör | Boyut, sırt genişliği, renk, adet | A4 geniş klasör, mavi, 12 adet |
| Toner veya kartuş | Yazıcı modeli, ürün kodu, renk, adet | Tam cihaz modeli ve mevcut ürün kodu, siyah, 2 adet |
Tablodaki miktarlar örnektir. Mevcut bir ürünün devamını talep ediyorsanız ürün kodunu veya okunaklı bir fotoğrafını da ekleyebilirsiniz.
Miktar ve ambalaj birimini belirleyin
Kutu, paket ve koli içerikleri ürüne göre değişebilir. Bu nedenle talep edilen miktarın yanında ambalaj birimini ve ambalaj içindeki ürün sayısını belirtin.
Örneğin “500 yapraklık 10 paket A4 kâğıt” ifadesi, toplam 5.000 yaprak talebini açıklar. Tedarikçinin teklifinde koli üzerinden fiyat varsa koli içeriğini kontrol ederek aynı miktarı karşılaştırın. Teslim alırken de sipariş listesinde kullandığınız birimle kontrol yapın.
Marka ve alternatif ürün tercihlerini belirtin
Bazı ürünlerde mevcut marka veya modelin korunması gerekebilir. Alternatif değerlendirilebilen ürünlerde ise gerekli özellikleri ve önceliklerinizi belirtin. Listeye “belirtilen marka/model” veya “alternatif teklif alınabilir” notu eklemek, satın alma tercihinizin doğru anlaşılmasını sağlar.
Toner ve kartuş taleplerinde yazıcının tam modelini, varsa mevcut sarf malzemesinin kodunu ve orijinal veya muadil ürün tercihinizi ekleyin. Toner ve kartuş sayfamızdan paylaşacağınız bu bilgilerle cihaz uyumluluğunu ve tedarik seçeneklerini değerlendirebiliriz.
Ürün kodu ve cihaz eşleştirmesi için yazıcıya uygun toner seçimi rehberimizi de inceleyebilirsiniz.
Teklif kapsamını karşılaştırın
Teklifleri değerlendirirken ürün özellikleri, ambalaj içeriği ve miktarların eşleştiğini kontrol edin. Toplam tutarı değerlendirirken teslimat ve vergi bilgilerini de dikkate alın. Kontrol listenizde şu başlıklar bulunabilir:
- Ürün adı, kodu ve miktarı talebinizle eşleşiyor mu?
- Birim fiyat hangi ambalaj veya adet için verilmiş?
- KDV'nin fiyata dahil olup olmadığı ve ödenecek toplam tutar açık mı?
- Stokta olmayan ürünler ve önerilen alternatifler belirtilmiş mi?
- Teslimat bedeli, teslim bölgesi ve hazırlık süresi net mi?
- Teklifin geçerlilik süresi yazıyor mu?
Örneğin bir teklifte 12'li kutu, diğerinde adet fiyatı verilmişse kutu tutarını 12'ye bölerek birim fiyatları karşılaştırabilirsiniz. Bu karşılaştırma için ürün özelliklerinin ve KDV kapsamının da eşleşmesi gerekir.
Düzenli tedariki tüketim bilgisiyle planlayın
Aylık ihtiyaçları belirlerken mevcut stok miktarını, önceki dönem tüketimini ve planlanan işleri birlikte değerlendirin. Yeni çalışanlar, eğitimler veya dönemsel projeler bazı ürünlerin tüketimini artırabilir. Düzenli tüketim kaydı, sonraki sipariş miktarları için dayanak oluşturur.
Listeye “mevcut stok”, “talep edilen miktar” ve “ihtiyaç tarihi” alanlarını ekleyin. Öncelikli ürünleri işaretleyin; farklı tarihlerde teslim alınacak kalemleri teklif aşamasında belirtin. Böylece tedarik planı işletmenizin kullanım takvimine göre değerlendirilebilir.
Kurumsal tedarik talebinizi iletin
Ofis Teknik MDK Kırtasiye'nin Ostim ve İvedik şubelerine ürün listenizle başvurabilirsiniz. Ürün, adet ve teslimat bilgilerini ilettiğinizde stok, alternatif ürün ve fiyat seçeneklerini değerlendirir; teslim koşullarını sipariş onayından önce netleştiririz.
Firma / ilgili birim: Ürün adı ve varsa kodu: Marka / model tercihi: Miktar ve birim: Alternatif ürün tercihi: Teslim bölgesi / şube tercihi: İhtiyaç tarihi: Tek seferlik veya düzenli alım:
Sık sorulan sorular
Teklif talebi için Excel dosyası gerekli mi?
Ürünleri ve miktarları içeren bir mesaj, mevcut satın alma listeniz veya okunaklı bir liste fotoğrafı da paylaşabilirsiniz. Düzenli alımlarda aynı şablonun kullanılması sonraki taleplerin hazırlanmasını kolaylaştırır.
Kırtasiye, kâğıt ve toner aynı listede talep edilebilir mi?
Evet. Her ürünü ayrı satırda belirterek aynı listede teklif isteyebilirsiniz. Toner ve kartuş satırlarına yazıcı modelini ekleyin. Kaşe veya baskı talebiniz varsa dosya, adet ve ihtiyaç tarihini ayrı bir açıklamayla paylaşabilirsiniz.
